Je suis toujours aux aguets pour des techniques de productivité simples et efficaces. De celles qui peuvent se résumer en une ou deux phrases.

Tout ce qui est plus compliqué tourne vite à l’usine à gaz et n’est pas tenable – au moins pour moi – sur la durée.

Parmi celles-ci il y en a une qui a attiré mon attention sur la gestion de son flux d’emails.

Il s’agit de Yesterbox, une méthode initialement partagée par Tony Hsieh, le CEO et co-fondateur de Zappos.

Yesterbox peut se résumer de la façon suivante :

• Vous ne traitez que vos emails de la veille.
• A chaque fois que vous avez traité dix emails de la veille, vous avez le droit de lire les nouveaux emails arrivés dans la journée.

C’est tout. On ne peut pas faire plus simple.

Regardons plus en détails ce que cela implique.

En temps normal vos emails représentent une todo list infinie.

Pour ceux dont le flux d’emails est vraiment très important, il y a constamment la sensation de ne pas pouvoir en venir à bout. Le moment de la journée où vous pouvez vous dire « Mes emails sont traités, je peux maintenant attaquer le sujet X » ne peut jamais exister.

Le principe de Yesterbox est de ne traiter que les email de la veille. La todo list que représentent ces emails devient donc finie, mesurable et immédiatement beaucoup plus gérable. Surtout, elle ne prend plus la forme d’un flux de demande qui peut arriver à tout moment et pour lequel vous serez tenté d’interrompre ce que vous êtes en train de faire. Elle devient une liste de traitement que vous pouvez planifier, et gérer dans les  moments de la journée qui vous conviennent.

C’est un changement à la fois simple et radical dans la manière dont vous percevrez vos emails, car ils forment une tâche qui peut enfin être terminée, avec la sensation d’accomplissement qui va avec.

Evidemment, il y a une phase d’adaptation assez exigeante pour que cela fonctionne. Résister à répondre, et même à lire les nouveaux emails demande une importante dose de discipline. Les premières semaines sont forcément déroutantes, voire douloureuses.

Pour trouver un équilibre, dans la manière dont Tony Hsieh a défini sa méthode, il donne le droit de lire les emails qui sont arrivés le jour même uniquement lorsque 10 emails de la veille ont été traités. Sur ces emails du jour, vous pouvez uniquement décider pour chacun d’entre eux de le supprimer, le forwarder ou le classer. Mais pas d’y répondre, sauf cas légitimement urgent. Une exception est autorisée dans le cas d’un email qui est une suite à une série d’emails entamée la veille ou plus tôt.

Des réponses en moins de 48 heures

Avec cette méthode, vos correspondants obtiennent une réponse en moins de 48 heures. Certains pourront trouver que cela manque de réactivité. Mais si la méthode est maintenue, ce niveau de réactivité aura le mérite d’être systématique, donc constant.

Nous avons une tendance naturelle à répondre rapidement aux emails faciles et rapides à traiter, et nous nous retrouvons avec les emails plus longs, plus complexes, qui peuvent parfois traînent des jours, voire des semaines, dans nôtre boite de réception. Ou dans un dossier « To Do » parfois utilisé comme backup pour pouvoir nous convaincre que notre Inbox est vide.

24 à 48 heures devrait être un délai normalement suffisant pour le traitement d’un email.

Bien sûr, si vous avez des contacts client avec un niveau de service plus exigeant qu’une réponse en moins de 48 heures, cette méthode n’est peut-être pas adaptée. Mais pour la plupart, cela doit être amplement suffisant.

Chacun saura se fixer un curseur pour gérer des exceptions et répondre à un email reçu le jour même et dont on jugera qu’il ne peut absolument pas rester 48 heures sans réponse.

L’email n’est pas une messagerie instantanée. Il faut aussi savoir habituer ses interlocuteurs réguliers à ne pas attendre une réponse immédiate ou sous quelques heure. Les outils de communication instantanée tels que Slack ou Skype servent à cela et sont maintenant suffisamment intégrés dans toutes les entreprises pour permettre à l’email de retrouver son rôle premier d’échange réellement asynchrone.

Traitement quotidien de votre Yesterbox

Pour ce qui est du traitement des emails de la veille formant votre base de travail pour la journée, à vous de voir comment vous traitez cela. Si vous aviez l’habitude d’utiliser une méthode GTD ou dérivée, cela s’appliquera très bien à cette todo list.

Tony Hsieh avait pour méthode de se créer un ‘rendez-vous’ dans son agenda pour tout email qui allait lui demander plus de 10 minutes pour construire la réponse, faire des recherches, etc. Il avait aussi un rendez-vous quotidien pour traiter les emails.

A vous d’appliquer la méthode de traitement de tâches qui vous convient.

Le site d’origine dans lequel il décrivait la méthode ne semble plus exister au moment où je rédige ce post, mais on peut trouver une version récente sur archive.org.

Bon dépilage d’emails !