Quelle que soit l’entreprise, difficile de croiser quelqu’un qui ne trouvera pas à redire sur les réunions : fréquence excessive, organisation qui pourrait être améliorée, apport discutable sur les projets et la productivité de chacun.

Accusées de tous les maux, les réunions sont systématiquement au cœur des débats autour de l’amélioration des processus et des méthodes de travail.

Je ne vais pas parler ici du contenu des réunions, ni des problèmes spécifiquement logistiques dans les startups dont le nombre de collaborateurs augmente trop vite pour le nombre de salles disponibles dans leurs locaux. Mais je pars du constat indéniable que les entreprises sont dans un mouvement visant à limiter le volume de temps qu’elles occupent, et je regarde les choix que cela les a amenées à faire, et les pistes qu’elles explorent.

Préserver la concentration

Indépendamment de la légitimité de leur contenu, les réunions ont la mauvaise réputation de « casser » les journées des collaborateurs. C’est particulièrement marquant pour les métiers nécessitant la préservation de longues périodes de concentration, comme le développement logiciel ou la création graphique par exemple. Une étude de terrain par l’Université de Californie avait montré que cela coûte 23 minutes d’effort en moyenne pour reprendre une tâche interrompue dans la même journée.

C’est aussi régulièrement vrai pour des métiers dont les interruptions et le context switching font pourtant partie du quotidien. Ainsi, un chef de projet aura besoin de réelles périodes de calme pour produire un document de spécifications, répondre à un appel d’offre ou préparer une présentation critique à un client.

Nombreux sont les collaborateurs qui essayent de protéger des morceaux de leur semaine en créant des meetings avec eux-même dans leurs agendas partagés, bloquant ainsi leur disponibilité sur ces périodes (toutefois pas toujours facile d’utiliser ce subterfuge lorsque l’on se situe dans le même open space que les organisateurs de réunions).

D’autres utilisent l’option du télétravail et restent ponctuellement chez eux pour pouvoir se concentrer sur leurs tâches sans être interrompus. Même si cela n’empêche pas d’être parfois convoqué dans des réunions en (visio)conférence, c’est généralement efficace, et seulement limité par la nature du poste et la permissivité de l’entreprise sur ce mode de fonctionnement.

Canaliser les réunions

Au niveau collectif, certaines entreprises décident ainsi de limiter la durée des réunions et les périodes pouvant les accueillir.

Limiter le nombre de participants autant que possible à chaque réunion est un prérequis essentiel pour en limiter la durée et les effets négatifs. Jeff Bezos avait imposé la Two Pizza Rule très tôt dans l’histoire d’Amazon. Selon cette règle, si deux pizzas ne suffisent pas à nourrir les participants, c’est qu’il y a trop de monde dans la réunion.

Tenir une réunion où les participants restent debout peut aussi contribuer à ce qu’ils n’aient pas envie de s’y éterniser inutilement. Dans un genre similaire, faire la réunion en marchant, comme l’affectionnait Steve Jobs, semble avoir sensiblement le même effet.

Autre méthode contribuant à canaliser le trop plein de réunions dans l’entreprise : effectuer une « purge » régulière des réunions. C’est ce que Alex Villa, Chief Operating Officer de Healthify, explique faire tous les six à neuf mois dans son entreprise. Dans son cas, cela consiste à supprimer tous les meetings récurrents de la société. Deux semaines après cette suppression, chaque meeting peut être remis en place si et seulement si la majorité des participants (non organisateurs) le réclame.

Certaines sociétés ont choisi d’avoir tous leurs collaborateurs en télétravail dès leur création. Leurs organisations ont donc été conçues pour fonctionner sans avoir à se réunir régulièrement. Elles cumulent les outils et les procédures pour gérer le partage de l’information, la prise de décisions et le suivi des projets. Elles ne suppriment pas pour autant la notion de réunion mais arrivent de manière assez naturelle à limiter leur émergence. Le type d’activité de l’entreprise est bien sûr déterminant pour permettre ce type d’organisation.

La journée sans réunion

Des entreprises choisissent de sanctuariser une demie-journée, ou une journée complète dans la semaine. Ce jour là, il n’est pas possible de faire des réunions et chacun peut compter sur ce moment de la semaine pour avoir une période conséquente sans interruption.

Facebook a été l’un des précurseurs de cette approche, et la société Asana (créée par l’un des co-fondateurs de Facebook) a expliqué sur son blog comment elle a instauré des no meeting wednesdays depuis de nombreuses années.

Moveline a instauré de longue date les Maker Days, en référence au fameux post de Paul Graham en 2009 sur les différences entre les emploi du temps des faiseurs (makers) et ceux des managers, les premiers étant beaucoup plus pénalisés par les interruptions que les seconds. Chez Moveline ce sont les mardis qui sont préservés de toutes réunions pour laisser du temps à la créativité et à la concentration.

Les collaborateurs savent qu’ils bénéficient au moins une journée par semaine d’une longue période préservée de toute interruption. Au-delà du bénéfice concret lors de la journée en question, il y a un véritable confort psychologique à savoir qu’une telle plage de concentration sera toujours disponible. Cette utilisation d’un no meeting day a maintenant pris une réelle ampleur au sein de sociétés américaines et pour ma part je ne la vois encore que très timidement apparaître en France (et je suis preneur de tout exemple que vous pourriez porter à mon attention dans les commentaires). 

D’autres, comme Mattan Griffel le fondateur de One Month, ont décidé de faire l’inverse et de limiter les réunions dans leur entreprise à une seule journée dans la semaine.

Rory Vaden, cofondateur de Southwestern Consulting est un autre adepte du cloisonnement des réunions à une journée dans la semaine. L’auteur de Procrastinate on purpose a voulu tenir compte des évolutions du travail avec des horaires de plus en plus flexibles et un télétravail en progression. Sa société a organisé les Mad Meeting Mondays, considérant que le début de la semaine est le plus propice pour que les collaborateurs se rencontrent et échangent avant de s’éparpiller le reste de la semaine.

L’abandon complet des réunions

Peut-on vraiment réaliser des projets complexes sans intégrer de réunions dans les processus ?

Des applications logicielles en open source de dizaines de milliers de lignes de code sont conçues par des communautés aux nombreux contributeurs sans que ces derniers aient besoin de mettre en place de réunions au sens traditionnel et « synchrone ». Cela ne les empêche en rien de débattre, décider, se synchroniser ou brainstormer. A l’exception de quelques meet-ups pour mettre des visages sur des noms et aider à la dimension humaine de ces projets, ils reposent essentiellement sur des échanges asynchrones organisés par des outils de suivi de tâches et des forums de discussion.

Pour autant, rares sont les sociétés qui décident de se reposer totalement sur un mode de fonctionnement similaire. Même l’intégration très avancée d’outils de suivi dans les processus n’empêche pas les sociétés de recourir à des réunions régulières ou exceptionnelles.

Parmi celles qui essayent de réellement supprimer les réunions de leurs méthodes de travail, on peut trouver Alan, une jeune pousse française qui propose une solution d’assurance santé en ligne. Sur le blog de l’entreprise, Jean-Charles Samuelian, CEO et co-fondateur, explique comment l’entreprise a décidé de remplacer les réunions par l’utilisation exclusive de l’écrit dans des issues sur leur Github.

Chez Alan , chaque élément de travail qui aurait normalement entraîné la création d’une réunion se retrouve porté à l’écrit dans une issue Github. Les personnes concernées prennent alors part à la discussion, comme sur un forum, jusqu’à la satisfaction des intervenants et la fermeture de l’issue. La société ne néglige pas pour autant l’aspect humain et multiplie les occasions pour les collaborateurs de se retrouver dans des contextes détendus. Nous sommes bien là dans une application des méthodes utilisées avec succès depuis longtemps par les communautés de l’open source.

Autre exemple, celui de Basecamp, la société qui édite le service éponyme. Celle-ci permet à tous ses collaborateurs de travailler à distance et ne fait pas de réunions. A l’évidence elle utilise son propre produit pour organiser le travail et les décisions, comme l’explique Jason Fried son fondateur.

Quelques observations

Le besoin de tenir des réunions s’est sensiblement effrité ces dernières années grâce à l’intégration de plus en plus efficace d’outils de communication et d’organisation dans les entreprises. A l’email historique se sont ajoutés des gestionnaires de bases de connaissance, des messageries instantanées qui interagissent avec vos outils de suivi de problème ou votre dépôt de source, des services de gestion de projet, etc.

Je n’ai pas d’avis tranché quant à l’intérêt réel de la suppression totale des réunions dans une organisation, n’ayant pas expérimenté cette approche moi-même ni discuté directement avec une entreprise ayant fait ce choix. Je trouve toutefois l’expérience décrite par la société Alan très séduisante.

Sur la base de ces différentes approches et l’état de l’art des outils et méthodes facilement accessibles, je pense que toute entreprise devrait à minima utiliser tout ce qui est à sa portée pour éviter aux collaborateurs et collaboratrices d’être interrompu(e)s par des échanges dont le timing est imposé:

Le choix par défaut pour échanger devrait être un échange asynchrone au travers d’un outil adéquat, et non plus une réunion traditionnelle. Pour le bien être des collaborateurs autant que pour une meilleure productivité dans l’entreprise, il est bon de laisser à chacun la plus grande maîtrise possible de son temps et de son attention.

Il ne faut pas négliger le bénéfice collatéral de se retrouver avec un historique de tous les échanges. Pouvoir systématiquement retracer l’historique d’une décision et avoir la certitude que les informations importantes soient facilement accessibles par tous est inestimable pour l’entreprise.

Pour les réunions qui sont tout de même considérées comme nécessaire, il faut diffuser de bonnes pratiques pour avoir systématiquement un objectif clair et partagé dès l’invitation. Puis s’assurer qu’en fin de meeting il y ait un ownership et un plan d’action pour chaque point traité, et bien sûr retranscrire cela dans les outils appropriés pour que les échanges asynchrones puissent prendre le relais de la réunion.

Comme n’importe quel processus d’entreprise, celui des réunions doit être régulièrement passé en revue. Par exemple des « points de synchronisation » trop réguliers peuvent être le symptôme d’une mauvaise intégration dans l’entreprise d’outils de diffusion de l’information. Trop de réunions autour de prises de décision sur des sujets qui ne sont pas de nature exceptionnelle peut provenir d’une affectation manquante ou ambiguë dans les périmètres. Chaque sujet ainsi orphelin doit se voir être rattaché à un propriétaire.

Quelle est votre approche, ou celle de votre entreprise, dans l’utilisation des réunions ?