Trouver et convaincre des collaborateurs et des collaboratrices talentueuses est un processus long et coûteux. Les entreprises, et tout particulièrement les startups, cherchent donc naturellement à garder au plus bas le taux de départ de ces nouveaux venus.

En 2015, la DARES a publié une étude stipulant que 38% des CDI dans le tertiaire étaient rompus avant la fin de la première année, en majorité suite à des démissions.

Le processus d’intégration, ou onboarding, est un excellent outil pour réduire ce risque. Il est pourtant trop souvent sous-estimé, voire négligé. En bénéficiant du même niveau d’attention et d’efforts investi dans la phase de recrutement, il peut en devenir le parfait complément et l’une des meilleures défenses face au turnover.

Un processus stratégique

Au bout de plusieurs semaines de processus d’entretiens, de tests et de réflexions, vous venez de signer avec un.e candidat.e qui coche toutes les cases et est sérieusement motivé.e pour rejoindre votre aventure.

Une bonne étape de franchie, mais ce n’est que la moitié de la mission. L’objectif réel est encore loin. Plusieurs mois – voire une année – plus loin.

Au-delà d’une signature de contrat, vous avez besoin d’un collaborateur qui soit toujours motivé à l’issue de son préavis chez son précédent employeur – potentiellement plusieurs mois, puis au-delà des premiers jours de son arrivée chez vous, puis à l’issue de sa période d’essai, et toujours motivé à la fin de sa première année de collaboration.

Sa motivation viendra notamment du ressenti qu’il ou elle aura de sa première journée, puis de ses premières semaines de travail.

L’onboarding joue donc un rôle essentiel.

Et ses effets ne se limitent pas aux nouveaux arrivants. Il donne des opportunités de faire des ponts entre les équipes durant les étapes d’intégrations, et d’impliquer bon nombre de personnels dans les activités qui les composent. L’onboarding fait ainsi office d’excellent support pour la construction et la diffusion de votre culture d’entreprise.

Entre la signature et le premier jour

Le contrat ou la promesse d’embauche est signée et la date du premier jour est établie plusieurs semaines ou plusieurs mois dans le futur.

Ce n’est pas pour autant qu’il faut attendre ce premier jour pour démarrer une relation avec votre nouveau collaborateur. Il faut œuvrer à conserver, voire accroitre sa motivation, et supprimer les éventuels doutes qui peuvent surgir après une telle décision.

Cela posera de meilleures bases pour son arrivée, et cela réduit les chances de le voir accepter de répondre à d’autres sollicitations dans l’intervalle. Ce dernier point est peu fréquent en France, mais cela peut être un vrai sujet selon le pays où vous recrutez.

Il faut garder à l’esprit que cette phase est particulière pour le candidat. Il vient de signer un contrat qui l’engage dans une autre aventure, et il est à l’évidence motivé. Mais il est toujours en poste ailleurs et ne se considère pas encore comme faisant partie de votre équipe, ou embarqué dans votre aventure.

Par ailleurs, il y a aussi des actions concrètes à mettre en place pour qu’il bénéficie d’une arrivée dans les meilleures conditions. Selon la taille et l’organisation de votre structure, ces actions pourront être implémentées et supervisées par le fondateur, un service RH, le responsable du service du futur collaborateur, ou son manager direct.

Voici quelques actions qui peuvent être menées durant cette phase:

Plan d’intégration personnalisé:

Même si votre processus d’intégration doit avoir une structure générique et scalable, il doit pouvoir laisser la place à des éléments personnalisables en fonction du type de poste que va occuper le candidat, de sa séniorité, et même de sa personnalité:

• Ajustez la sélection des formations internes en fonction de son profil, mais aussi de ses souhaits. Un candidat motivé et curieux sera parfois volontaire pour aller découvrir des sujets qui ne feront pas forcément partie de son quotidien. Même si vous pouvez avoir le réflexe de vouloir optimiser ses premières semaines, laisser du temps sur des sujets annexes a aussi ses avantages. Au-delà de contribuer à sa motivation en lui laissant cette possibilité, il se sentira plus impliqué dans une entreprise dont il comprendra mieux les rouages en s’intéressant à d’autres sujets que ceux de son quotidien direct (par exemple un ingénieur logiciel qui voudra assister à une présentation des méthodes de l’équipe marketing). Si votre organisation le permet, laissez cette liberté, voire encouragez là.
• Sélectionnez les rencontres avec d’autres collaborateurs qui ponctueront les premières journées du collaborateur en fonction de ses responsabilités et de son expérience pour que les échanges soient le plus utiles possible.
• Commencez à dégrossir les choix possibles pour ses premiers projets et ses premiers objectifs avec les personnes les plus pertinentes pour cette décision. Tout cela pourra bien sûr être revisité le moment venu.

Email d’acceuil:

N’attendez pas que le collaborateur soit présent dans vos locaux pour lui transmettre un premier message d’accueil. Dès la signature du contrat établie, un email de bienvenue transmis par son manager ou un fondateur sera toujours apprécié.

Prenez soin d’y détailler les grandes lignes de ce qui va attendre le collaborateur durant sa phase d’onboarding. Cela va contribuer à ce qu’il se projette dans votre société et accroitre son impatience.

C’est aussi le bon moment pour lui présenter ses collaborateurs directs et encourager les mises en relation. Cela peut se faire au travers d’une invitation dans l’outil de communication interne (Slack, Teams ou équivalent), d’un accès à un intranet présentant un trombinoscope, ou une simple mise en copie dans l’email des personnes concernées.

Si vous donnez au collaborateur un accès à des documents particuliers en avance de phase (voir plus loin), cet email peut être le bon support pour en décrire le contenu et les intentions derrière le partage.

Mobilisez

Avant d’envoyer cet email d’introduction, prévenez les personnes qui seront ammenées à travailler avec le nouveau collaborateur et encouragez-les à le contacter au travers des outils de communication de l’entreprise si les accès ont été ouverts, ou tout simplement via les réseaux sociaux.

Nommez la marraine ou le parrain qui sera chargée de son accueil le premier jour. Mettez déjà en place les rendez-vous de présentations qui sont prévus dans les premières semaines de l’onboarding (voir plus loin) et inscrivez-les dans l’agenda d’entreprise auquel le collaborateur accèdera dès sa première journée (ou peut-être même avant si votre processus le permet).

Préparation de l’administratif:

Rassemblez auprès du collaborateur toutes les informations nécessaire pour son contrat définitif, la mise en place de la mutuelle le cas échéant, sa déclaration légale d’embauche, etc. Pensez à demander les copies des diplômes le cas échéant.

Pour les interactions en ligne avec le collaborateur vous pouvez vous appuyer sur une suite logicielle du type Lucca ou établir des formulaires sécurisés pour recueillir les informations. L’idée est que tout soit prêt le jour de son arrivée où il n’aura plus qu’à relire et signer le nécessaire.

Groupez les arrivées qui peuvent l’être:

Si la personnalisation des phases d’intégration est importante, un bon nombre d’activités se prêtent à recevoir des groupes. Lorsque votre société est en phase de croissance, de nouveaux collaborateurs arivent constamment et une bonne synchronisation est nécessaire pour optimiser les rencontres et autres sessions de formation.

Créez des habitudes en interne autour de dates fixes pour l’arrivée des nouveaux. En fonction du rythme de recrutement, cela pourrait être le premier jour ouvré de chaque mois, ou toutes les deux semaines, etc. C’est un réglage à trouver entre votre flux de recrutement et l’organisation interne. Un processus d’onboarding très abouti peut impliquer de nombreuses personnes dans la société, et il s’agit de trouver les réglages évitant au maximum de désorganiser le fonctionnement quotidien des équipes.

Logistique matérielle et logicielle:

Cela paraît évident, mais disposer d’un poste de travail parfaitement prêt à l’emploi, avec les accès déjà créés pour les outils nécessaire, contribue fortement à ce que le candidat se sente attendu et considéré. Anticipez cela en lançant les actions nécessaire d’achats et de configuration des matériels et outils adéquats.

• Hardware et software. L’arrivée d’un nouveau collaborateur doit systématiquement déclencher un processus d’achat (ou de déstockage) et d’installation des équipements et des outils logiciels adaptés à sa fonction. Cela s’anticipe pour éviter que votre équipe IT ne soit pris au dépourvu quelques jours avant son arrivée, voire le jour même.
  Si le candidat est en télétravail, anticipez d’autant plus le délai de livraison du matériel à son domicile ou un conditionnement optimal du matériel si il vient le récupérer lui-même.

• Imprimez des cartes de visite. Même pour des profils qui n’ont pas nécessairement vocation à en avoir dans leur activité, c’est un booster de motivation qui fait son effet le premier jour lorsque le collaborateur découvre son nom sur des cartes au logo de l’entreprise. C’est aussi un bénéfice indirect pour votre recrutement: rien de tel que des développeurs qui parsèment leurs cartes de visite lors des salons ou des évènements technos les mieux fréquentés. Si vous pouvez vous le permettre, n’hésitez pas.

• Documentation. Il est toujours intéressant d’avoir à disposition un accès protégé à un certain nombre de documents qui peuvent permettre au futur collaborateur de se familiariser avec le contexte de ses nouvelles responsabilités. Posez lui tout d’abord la question de si il peut être intéressé par un tel accès et si il pense avoir le temps d’en profiter. Selon le contexte de son préavis de départ, il peut ne pas avoir trop la possibilité de trouver du temps pour autre chose et/ou ne pas souhaiter perdre son focus. Respectez sa décision dans tous les cas.

• Produits. Si la nature des produits de votre entreprise le permet, donnez-en un avant goût au collaborateur (par exemple en lui créant un compte client dans le cas d’un service en ligne).

Invitations

Si certains évènements d’entreprise sont prévus durant cette période auxquels le candidat aurait été invité si il avait déjà été en poste, n’hésitez pas à le mettre dans la boucle et à lui proposer de venir si il a la possibilité de se libérer. Il est toujours dommage pour un collaborateur de rater une importante présentation interne qui a lieu seulement quelques jours avant son premier jour effectif.

Le premier jour

On ne surestimera jamais trop l’importance du premier jour pour une collaboratrice ou un collaborateur dans une entreprise.

Ses attentes sont au plus haut. Il a déjà en tête une certaine image de la société de par sa réputation, les différentes rencontres qu’il a pu faire durant le processus de recrutement et les informations accessibles librement (réseaux sociaux, articles de presse, etc.). Si les échanges ont été bien menés, et ont continué après la signature, ces attentes sont élevées mais réalistes, notamment dans le cadre de la définition de sa mission.

Votre objectif pour cette première journée est de tout mettre en œuvre pour qu’il reparte avec une la meilleure impression possible. A l’issue de celle-ci, sa soirée sera tout naturellement dédiée à digérer toutes les impressions accumulées, et à se projeter sur la suite. La marque de cette première journée sera très influente sur la suite.

Voici quelques actions qui peuvent être organisées ce jour là, à adapter en fonction de si l’arrivée du collaborateur se fera en présence ou à distance:

Proposez une arrivée tardive

Vous donnez plus de chance à votre organisation d’être prête pour l’accueil du nouveau collaborateur si vous lui proposez d’arriver une ou deux heures plus tard que l’heure classique de début de journée. Cela donne aussi une meilleure première impression de l’ambiance au bureau car il y aura plus de monde présent et les visages paraitront moins endormis !

Annoncez l’arrivée aux équipes

Utilisez le moyen de communication le plus adapté dans votre organisation pour prévenir tout le monde de l’arrivée du nouveau collaborateur. A part si votre entreprise est déjà d’une trop grande taille pour en voir les bénéfices, il est toujours plus valorisant que le message soit global. A la fois pour le collaborateur, mais aussi pour le reste des équipes, car l’annonce de nouvelles arrivées, synonyme de croissance, est perçue positivement.

Précisez quelques informations essentielles, comme ses fonctions, sa localisation géographique (que ce soit dans le bureau physique ou à distance), et peut-être quelques éléments distinctifs.

Si l’annonce est faite par email, assurez-vous que la boite mail d’entreprise du collaborateur soit déjà active au moment d’envoyer un tel message. Il serait dommage qu’il ne puisse pas voir l’annonce de son arrivée et les éventuelles réactions de collaborateurs à son attention.

Marrainage/Parrainage

Organisez son accueil avec la marraine ou le parrain que vous avez préalablement nommé. Selon la taille et l’organisation de votre entreprise, le candidat pourra ainsi bénéficier d’une visite commentée des locaux, d’une présentation des différentes équipes, voire d’une rapide rencontre individuelle avec les personnes présentes ce jour là.

Le parrain n’a pas vocation à se substituer à un manager pour le nouvel arrivant. Il est même mieux qu’il soit issu d’une équipe différente pour éviter toute ambiguïté, et promouvoir des échanges plus variés. Son rôle sera plutôt de pouvoir guider, et répondre aux questions, sur tous les sujets généraux de la vie dans l’entreprise. Il s’agira plutôt de savoir désigner les restaurants sympas autour du bureau, décrire les coutumes d’utilisation du frigo dans l’espace commun, parler des habitudes non documentées mais bien ancrées dans la culture d’entreprise, promouvoir les activités sportives pratiquées en groupe, etc.

L’idée est que le collaborateur sache vers qui se tourner lorsqu’il a une question pour laquelle il hésiterait à déranger son manager, et faire en sorte qu’il se sente le moins désorienté possible dans ses premières journées.

Poste de travail opérationnel

Assurez-vous que le bureau, le matériel informatique et la suite logicielle du collaborateur soit installés et fonctionnels. De même pour tous ses accès aux différents services en ligne utile à ses fonctions. Si vous avez quelques goodies personnalisés (mug, tee-shirt, calepin, etc.), vous pouvez mettre cela à disposition sur son bureau. De même que pour les cartes de visites que vous lui avez éventuellement imprimées en amont.

Documentation d’accueil

Mettez constamment à jour une sorte de manuel du nouveau venu qui sera à disposition de chaque nouveau collaborateur à leur arrivée, très probablement dans votre intranet corporate. Vous pouvez y mettre toute information qui vous paraîtra pertinente pour l’aider à comprendre comment fonctionne l’entreprise, quelle équipe fait quoi, comment le ou les bureaux sont organisés, quels outils sont utilisés pour quelles fonctions, etc. Et faite bien sûr passez les messages essentiels de la culture de l’entreprise.

Les retours d’expérience des parrains et marraines sont précieux pour mettre à jour un tel manuel. Ils sont en première ligne des sujets abordés par les nouveaux. Ne pas hésiter à demander leur feedback à l’issue de chaque onboarding.

Entretien avec le manager

Gardez une plage de temps privilégiée pour que le collaborateur puisse échanger avec son nouveau manager durant sa première journée. Dans certain cas d’organisation le manager sera plutôt un fondateur ou un collaborateur senior de l’équipe. L’idée est qu’il puisse sortir de l’entretien avec une bonne visibilité sur les prochaines étapes de son intégration, et une confirmation, ou des précisions, sur le périmètre de ses responsabilités et sur ce qui va être attendu de lui dans les prochaines semaines.

A la fin de cette première journée, le collaborateur doit:

• ressentir qu’il était attendu, et que les responsabilités qui l’attendent ont leur importance dans le projet de l’entreprise.

• avoir été accueilli avec un professionnalisme qui lui a donné une très bonne image de l’entreprise et le motive à adopter une attitude du même acabit.

• avoir une visibilité sur les prochaines étapes de son intégration.

La première semaine

Dans la continuité directe de la première journée, cette première semaine – ou un peu plus en fonction de votre organisation – doit être préparée en amont autant que possible.

Le collaborateur doit pouvoir découvrir un agenda dans lequel un certain nombre de rendez-vous sont déjà prévus, soit spécifiquement pour lui, soit pour lui permettre de s’intégrer doucement dans l’organisation déjà en place.

Faite en sorte que son manager, ou un collaborateur de son équipe, passe en revue avec lui l’agenda de cette première semaine pour qu’il comprenne l’intérêt de chaque étape prévue.

En fonction de son rôle, voici ce que le collaborateur pourrait trouver dans son agenda flambant neuf:

• Quelques entretiens avec des personnes de différents domaines de la société qui prendront le temps d’expliquer le rôle de leurs équipes. Il s’agit ici pour le collaborateur de comprendre les interactions entre les équipes et le fonctionnement général de l’entreprise au travers d’échanges, idéalement assez courts, avec des collaborateurs de différents métiers.

• Des sessions de formation. Quelle que soit la taille de l’entreprise, il est important de consacrer suffisamment de temps à mettre en place un processus de formation pour les différents métiers. Il ne s’agit pas bien sûr de réapprendre les bases de son métier au collaborateur, mais de lui inculquer toutes les connaissances spécifiques au fonctionnement de l’entreprise qui pourront lui être utile au quotidien. Une formation interne réussie peut faire gagner des semaines, voire des mois, en terme de productivité. L’enjeu est de maîtriser les produits ou services vendus par la société, les procédures de fonctionnement interne et les outils associés, les rôles et responsabilités de chacun, et tout savoir-faire spécifique que la société a construit au fil des projets.

• Des sessions de job shadowing. Passer du temps en binôme avec un collègue occupant des responsabilités similaires peut faire gagner beaucoup de temps pour découvrir les spécificités de cette profession au sein de l’entreprise. Qu’il s’agisse de fonctions commerciales ou de développement logiciel, quelques heures ou quelques jours avec une personne qui connaît déjà le fonctionnement des outils, les procédures et les bonnes pratiques fait office d’une excellente formation.

La période d’essai

A l’issue d’une première journée réussie, les choses sérieuses commencent. Il faut tirer le meilleur des semaines qui suivent:

• Continuité de la formation entamée la première semaine. En fonction de votre organisation, le processus de formation peut s’étendre sur plusieurs semaines.

• Premiers projets et objectifs. Il s’agit maintenant de faire des choix de projets judicieux permettant au nouveau collaborateur de devenir utile à l’entreprise le plus vite possible, tout en gardant une courbe d’apprentissage réaliste. Si cela est possible, il est clef de le mettre en situation de collaboration avec au moins une autre personne déjà bien établie dans la société qui pourra agir en guide, voire en mentor, au moins durant ces premières semaines. De même, il est important de pouvoir se mettre d’accord sur des objectifs concrets permettant au manager de se faire une meilleure idée du comportement et des compétences de son nouvel équipier, et à celui-ci d’avoir une bonne visibilité sur ce qui est attendu de lui.

• Points d’étape. Fait en sorte que le candidat ait la possibilité de s’entretenir régulièrement avec un manager ou une autre personne plus senior dans l’entreprise en dehors des échanges opérationnels du quotidien. Il s’agit d’avoir un espace informel où il peut poser des questions avec un peu de recul sur son quotidien et partager ses éventuels questionnements sur sa mission. Dans l’autre sens, c’est pour son manager la possibilité de déterminer si le périmètre qui lui a été confié est bien adapté à ses compétences et à sa personnalité et discuter d’ajustements éventuels.

• Revue de mission en fin de période d’essai. Si des points réguliers ont été établis le long de la période d’essai, il ne devrait pas y avoir de rebondissements particuliers dans l’entretien qui clôt cette phase. Il s’agit ici de valider qu’il y a une bonne adéquation entre le collaborateur et la mission, ou de valider les ajustements qui ont pu être évoqués dans les échanges précédents. Il y a bien sûr toujours la possibilité de conclure que la collaboration n’a pas fonctionné et d’y mettre fin.

La première année

La période d’essai ayant joué son rôle pour confirmer ou invalider la collaboration, l’étape suivante se situe à la fin de la première année de collaboration. Nombre d’entreprise considère que c’est une durée raisonnable pour bien conclure une période d’intégration.

A ce stade le collaborateur connaît bien l’entreprise et a eu le temps de prendre ses marques, et des adaptations ont certainement eu lieu sur la définition initiale de sa mission.

Selon l’organisation en place, un point spécifique peut être fait à l’issue de cette première année, qui, au-delà de tous les sujets attendus dans vos entretiens annuels, contiendra un espace pour faire le point sur l’intégration du collaborateur dans l’entreprise. Il s’agira d’évoquer les éventuelles difficultés ou doutes qui peuvent subsister. A ce stade il peut éventuellement s’agir de sujets liés à la culture d’entreprise elle-même. Si le collaborateur a connu des cultures assez différentes dans sa vie professionnelles précédente, il peut encore avoir du mal à adopter certains fonctionnements ou modes de pensée.

Conclusion

Au bout d’un article de 4000 mots sur le sujet, mettre en place un onboarding by the book peut paraître un peu terrassant. Mais il s’agit de traiter cela comme tout processus d’entreprise, où chaque étape peut être identifiée et mis sous l’égide d’une personne responsable. Il est important de faire grandir votre onboarding avec votre entreprise. Ne pas voir trop grand ou trop complexe au départ, et ne pas hésiter à investir du temps collectif lorsque vous avez une taille suffisante.

Les bénéfices d’un onboarding très abouti ont été démontrés pour toutes les tailles d’entreprise. Ses avantages sont multiples : c’est une manière de réduire le turnover et d’augmenter la motivation des équipes. Elle permet d’impliquer potentiellement tout le monde dans le sujet des ressources humaines et sert de vecteur essentiel de la culture d’entreprise. Par ailleurs il n’y a pas de contrepartie négative à l’instauration de ce processus pour peu que l’on accepte la mobilisation collective qu’il implique comme un investissement très rentable.

En dernière suggestion, lorsque votre entreprise commence à avoir une taille qui le nécessite, pensez à mettre en place un processus d’onboarding spécifique pour les personnes qui changent d’équipe, ou de fonction, en interne, ou qui bouge géographiquement d’un bureau à l’autre. Il s’agira bien sûr d’un processus bien plus léger, mais c’est un évènement assez important pour le collaborateur pour en tenir compte avec une procédure spécifique. Cela peut impliquer des formations ou des présentations spécifiques, des rencontres avec des personnes clefs et la nomination d’un parrain ou d’une marraine comme pour un onboarding classique.